<img alt="" src="https://secure.leadforensics.com/159804.png" style="display:none;">
Untitled design-1-1

5 najczęstszych

błędów przy

wdrażaniu telematyki

Jak ich uniknąć?







Łukasz Dąbrowski
 

Rozważając inwestycję w system telematyczny, zazwyczaj jesteś świadom korzyści, jakie możesz uzyskać dzięki tej decyzji. Każdy dostawca tego rozwiązania w pełni Ci je wyrecytuje. Nasuwa się jednak pytanie - czy na jakimś etapie ten projekt może się nie udać?

W tym wpisie zwrócimy uwagę na 5 najczęstszych błędów, jakie możesz popełnić przy wdrożeniu telematyki, które ostatecznie mogą wpłynąć na niepowodzenie całego projektu. Podpowiemy też jak tych błędów uniknąć. 

 

Błąd nr 1 – Brak zdefiniowanego celu

Zdarzają się projekty, gdzie podejmuje się decyzję o wdrożeniu telematyki, bez świadomości, jakie rezultaty ma to przynieść. Co bywa powodem wdrożenia? „Kolega z innej firmy to wprowadził”, „wszyscy już to mają”, „przydałoby się coś zautomatyzować”. Upraszczając – „chcę to mieć, a potem zobaczymy…”

Co się stanie, jeśli rozpoczniesz projekt bez zdefiniowanego celu?

  • Nie zmotywujesz swojego zespołu, który ostatecznie straci zaangażowanie. Nikt nie lubi zmian, szczególnie jeśli nie ma zrozumienia co do korzyści tej zmiany. Skończy się na tym, że system nie będzie w pełni wykorzystywany (o niepełnym wdrożeniu napiszemy za chwilę)
  • Sam stracisz zaangażowanie i będziesz jedynie dostrzegał miesięczne faktury od dostawcy telematyki
  • Pozostaniesz w miejscu sprzed zakupu produktu, jednak z wyższymi kosztami operacyjnymi

Jak tego uniknąć?

  • Upewnij się, że to odpowiedni moment i masz budżet na tę inwestycję. Kluczowa jest świadomość stopy zwrotu i odpowiednie środki na realizację.
  • Dokonaj faktycznej analizy potrzeb. Może chodzić o zmniejszenie kosztów paliwa, przyspieszenie płatności twoich klientów czy zredukowanie pracy manualnej w biurze (czas twoich pracowników to realny zasób finansowy). Może to być również potrzeba szybkiej analityki, która pomoże uzyskać wyższą rentowność. Wykonaj swój własny audyt i zdefiniuj realne potrzeby
  • Mając zdefiniowane potrzeby - oblicz stopę zwrotu z inwestycji w telematykę. System może w bardzo szybki sposób wpłynąć na redukcję kosztów na wielu odcinkach pracy operacyjnej. Mając wiedzę o tym, ile zyskasz i jak szybko się to spłaci – będziesz miał obiektywny cel do zrealizowania.

Jeśli będziesz świadom celów jakie sobie stawiasz wdrażając telematykę, zmotywujesz również swój zespół do zaangażowania w projekt.

Błąd nr 2 – Brak zaangażowania w biurze

Mimo świadomości swoich celów, problem braku zaangażowania w zespole nadal jest realny. Już wspomnieliśmy, że naturą ludzką jest opór przed zmianami. W tak specyficznej branży, jaką jest transport, widać to jeszcze wyraźniej. Twoi pracownicy zapewne dużo czasu spędzają rozmawiając przez telefon z klientami i z kierowcami. Wg nich w ten sposób najsprawniej mogą zarządzać dynamicznie zmieniającą się sytuacją z prowadzonym przez nich ładunkiem. Proponując twojemu zespołowi program, w którym muszą zacząć „klikać” i „wstukiwać” dane, znacznie „spowolnisz ich pracę”. To właśnie mogą ci powiedzieć 😊 Mogą jeszcze dodać „nie za to mi płacicie”. Stąd już krótka droga do braku zaangażowania w projekt telematyczny.

Co się stanie, jeśli twój zespół w biurze się nie zaangażuje?

  • Nie osiągniesz swoich celów, nawet jeśli je precyzyjnie zdefiniujesz
  • Nie wykorzystasz w pełni potencjału systemu – będziesz płacił za funkcjonalności, których nie użytkujesz
  • Twoi pracownicy nadal będą tracili cenny czas na zbędne czynności, zamiast skupiać się na pracy, która przyniesie profit dla firmy

Jak tego uniknąć?

  • Poświęć odpowiedni czas na pełne wdrożenie zespołu. Porozmawiaj z twoim dostawcą telematyki i poproś wsparcie w tym zakresie
  • Przedstaw zespołowi korzyści jakie odczują: odzyskają cenny czas na pracę, która może im przynieść profity, odciążysz ich od manualnej pracy związanej z raportowaniem
  • Bądź szczery – wdrożenie potrwa trochę czasu i będzie chwilę „boleć”
  • Znajdź lidera projektu w zespole – pomoże ci w przekonaniu pozostałych pracowników
  • Pozytywnie motywuj – twoi pracownicy są częścią całej firmy i mają wpływ na jej rozwój
  • Wyjaśnij jaka jest ich rola w projekcie i jakie cele przyświecają całej firmie

Jeśli zaangażujesz zespół osiągniesz pełną standaryzację pracy na każdym stanowisku  i zautomatyzujesz procesy. Osiągniesz swoje cele, a w biurze będzie spokojniej i ciszej.


Błąd nr 3 – Niezaangażowany kierowca

„My jesteśmy od jeżdżenia, nie od klikania”, „Nie będę pracował jak robot, przeniosę się gdzieś indziej”. Kierowcy często stawiają mocny opór przed korzystaniem z nowych narzędzi pracy. Nierzadko jest to główny powód, dla którego właściciele firm nie podejmują się wprowadzenia istotnych usprawnień. Brak zaangażowania kierowców może spowodować, że nawet najbardziej świadomi celu szefowie mogą ponieść porażkę przy implementacji systemu.

Co się stanie, jeśli twój kierowca nie będzie pracował z narzędziem telematycznym?

  • Nie odciążysz biura od natłoku telefonów – wydajność pozostanie na pierwotnym poziomie
  • Nadal będziesz czekał na płatności klientów - nie skrócisz cyklu obiegu gotówki
  • Dokumenty będą obrabiane w cyklu 1 lub 2 - tygodniowym, zamiast planowanego skrócenia tego czasu nawet do 1 dnia

Jak tego uniknąć?

  • Wyjaśnij kierowcy, że to zminimalizuje jego pracę z papierowymi dokumentami
  • Postaw na szkolenia i dialog – uświadom kierowcy jaka jest jego rola w rozwoju firmy
  • Pomyśl nad filmami instruktażowymi – twój dostawca telematyki może w tym pomóc
  • Znajdź porozumienie z liderem wśród kierowców – pomoże ci przekonać pozostałych
  • Zastanów się nad systemem motywacyjnym, wspierającym zaangażowanie kierowcy
  • Wskaż jasną perspektywę – cyfryzacja będzie miała miejsce w każdej rozwijającej się firmie transportowej
  • Wyjaśnij, że ich odpowiedzialność się zmniejsza, chociażby poprzez przygotowywanie dedykowanej trasy wysyłanej z biura na nawigację kierowcy

Angażując w pełni kierowcę uzyskasz pełną kontrolę nad procesem transportowym, na każdym jego etapie.


Błąd nr 4 – Niepełne wdrożenie systemu

Poruszaliśmy ten wątek wcześniej. Istnieje ryzyko, że nie na każdym stanowisku w biurze system może być wykorzystywany w ten sam, oczekiwany sposób. Może się zdarzyć, że nie każda funkcjonalność, którą zakupisz i będziesz chciał wdrożyć będzie rzeczywiście użytkowane przez pracowników.

Co się stanie, jeśli nie będziesz w pełni korzystał z systemu?

  • Nie osiągniesz zakładanych celów
  • Nie wprowadzisz oczekiwanej automatyzacji i standaryzacji pracy
  • Stopa zwrotu z inwestycji będzie niższa od oczekiwanej

Jak tego uniknąć?

  • Konsekwentnie egzekwuj u pracowników konieczność korzystania z systemu
  • Powtarzaj szkolenia i kontroluj postępy
  • Utrzymuj transparentność w odniesieniu do celów firmy i sensu projektu
  • Nie idź na kompromisy

Bądź pewien, po bolesnym okresie wdrożenia systemu nastąpi moment, gdzie twój zespół zacznie nawykowo pracować z dostępnymi narzędziami. Co więcej, poczuje korzyści automatyzacji ich pracy.

Błąd nr 5 – Nieprawidłowe instalacje

Instalacja urządzeń w pojeździe wymaga odpowiedniej wiedzy i umiejętności. Pojazdy różnych marek charakteryzują się zróżnicowaną „kompatybilnością” z zabudową telematyczną. Istnieje więc ryzyko, popełnienia błędów na etapie montażu systemu.

Jakie mogą być skutki błędów w instalacjach?

  • Niepełne wykorzystanie systemu w całej flocie
  • Brak danych lub niespójne dane o pracy floty
  • Utrudniona praca na wielu odcinkach operacyjnych: rozliczania kierowców, kontroli zleceń, czy w obsłudze klientów
  • Niepełna analiza kosztowa
  • Kosztowne powroty pojazdów na potrzebę poprawek instalacyjnych

Jak tego uniknąć?

  • Korzystaj z usług doświadczonych, autoryzowanych instalatorów czy punktów serwisowych
  • Jeśli dysponujesz własnym zapleczem technicznym – zainwestuj w szkolenie techniczne dla swoich pracowników

Prawidłowa instalacja urządzeń w pojazdach jest kluczem do skutecznego uruchomienia projektu. Szczególnie w sytuacji, gdy pojazdy przez długi czas operują w transporcie międzynarodowym i ich osobisty serwis jest utrudniony.

Wnioski

Decydując się na zaawansowane rozwiązanie telematyczne należy ustrzegać się błędów mogących wpłynąć na niepowodzenie projektu. Kluczowa jest twoja świadomość założonych celów, odpowiednia komunikacja z pracownikami, motywowanie i konsekwencja. Musisz też mieć na uwadze ryzyko, jakie za sobą niesie instalacja urządzeń bez odpowiedniego przygotowania tego procesu.

Ale głowa do góry!

Na końcu tej drogi czeka nagroda – twoja firma rozwinie skrzydła, a ty poczujesz komfort pracy swojej i całego twojego zespołu.

Chcesz wiedzieć więcej?

Wypełnij formularz, nasz ekspert skontaktuje się z tobą